• Aug 14, 2023
• PONDOWAN-TAYU
• BERITA, PEMERINTAHAN

Pati (14/08/2023) – Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip terbagi menjadi 2 yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih sering digunakan. Sedangkan, Arsip Inaktif adalah arsip frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip dimiliki oleh siapa saja baik perorangan, kelompok atau organisasi, intansi pemerintahan maupun swasta serta di lingkup perkotaan maupun pedesaan.

Arsip merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan eksistensinya, karena pada dasarnya pengelolaan arsip secara sistematis dapat mempermudah penemuan kembali dan sebagai bentuk penyelamatan fisik arsip. Cepat lambatnya suatu proses layanan tergantung pada pengelolaan arsipnya. Maka dari itu, Mahasiswa Tim II KKN Undip Tahun 2023, Rizki Lutfiani menginisiasi Program Kerja Pengelolaan Arsip Desa dengan cara penataan kembali dan katalogisasi khususnya untuk arsip aktif di Desa Pondowan, Kecamatan Tayu, Kabupaten Pati.

Menurut Bapak TU Desa Pondowan, yakni Pak Sutarwan, Beliau mengatakan bahwa terdapat sebuah problem dalam proses pengelolaan arsip di Desa Pondowan di mana  pengelolaan arsip desa belum mendapatkan perhatian yang cukup dan berkesinambungan sehingga ketika arsip diperlukan sering ditemui berbagai permasalahan, seperti susah dalam penemuan kembali, rusak karena pemeliharaan yang tidak sesuai dengan kaidah kearsipan, bahkan hilang atau musnah yang disebabkan karena pengelolaan arsip yang tidak mengikuti aturan atau kaidah yang benar.

Program yang diinisiasi oleh Rizki lutfiani ini dilakukan selama 4x yakni mulai tanggal 11, 12, 13 dan 21 Juli. Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan edukasi dan pemaparan kepada Pemerintah Desa khususnya bagian TU mengenai pentingnya pengorganisasian dan pendataan arsip untuk keperluan administrasi maupun keilmuan di masa mendatang. Dilanjutkan dengan proses klasifikasi (Penataan) dan katalogisasi arsip pada tanggal 11, 12, 13 dan 21 Juli 2023 di Balai Desa Pondowan. Adanya program ini dihatapkan dapat menjadi panduan dan pertimbangan bagi pertimbangan bagi pemangku kepentingan dalam pengelolaan arsip desa yang lebih terstruktur dan berkelanjutan.